Hankintatoimen saa myös palveluna

Vuonna 2018 pilotoimme uutta kokonaispalvelua hankintayksiköille, joilla ei itsellään ole riittävästi resursseja tai osaamista hankintatoimen eri tehtäviin. Hankintatoimi palveluna -konsepti sisältää erilaisia hankintojen organisointiin ja toteuttamiseen liittyviä toimenpiteitä, jotka sovitaan yhdessä tarpeen mukaan. 

”Palvelua muotoiltiin asiakkaiden tarpeita vastaavaksi yhdessä Rahoitusvakausviraston ja Valtion taloudellisen tutkimuskeskuksen kanssa”, kertoo tuotteistuksen ja pilotoinnin toteuttanut kehityspäällikkö Pauliina Lautiainen.

Tavoitteena on parantaa organisaation hankintojen toteutuksen suunnitelmallisuutta ja tehokuutta. Palvelutarpeita on tunnistettu seuraavissa tehtävissä:

• Laaditaan hankintasuunnitelma, arvioidaan eri toteutustapoja ja määritellään aikataulut
• Laaditaan hankintojen esiselvityksiä, markkinakartoituksia ja tietopyyntöjä
• Toteutetaan hankintojen kilpailutukset
• Tuetaan sopimusseurannassa ja toimittajayhteistyössä
• Tuotetaan analysoitua tietoa hankinnoista sekä annetaan suosituksia hyvistä käytännöistä ja toiminnan tehostamiskeinoista
• Laaditaan ja ylläpidetään ajantasaista hankintaohjeistusta
• Valmennetaan ja sparrataan vastuuhenkilöitä hankinnan suunnittelusta sopimushallintaan ja toimitaan kehittämistyön kumppanina
• Tuetaan Handi-palvelun käyttöönotossa ja sujuvassa käytössä

”Hankintatoimen tuottaminen palveluna edellyttää perehtymistä asiakkaan toimialaan ja substanssiin. Tavoitteemme on tarjota mahdollisimman valmiiksi työstettyjä ratkaisuja, joista asiakas valitsee itselleen sopivimmat”, kuvailee palvelun tuottamisesta vastaava kehityspäällikkö Anne Sores.

Tuotteen kohderyhmänä ovat pääsääntöisesti pienet asiakkaat, joilla ei ole omia resursseja hankintojen tekemiseen.

Yleensä toimeksianto aloitetaan nykytilan kartoituksesta, ja määritellään Hanselin ja asiakkaan roolit. Hanselin kilpailutusyksikkö ja Minikisa-tiimi tukevat kehityspäällikköä, joka on asiakkaan pääasiallinen kontaktihenkilö yhteistyön aikana. Hankintatoimi palveluna tarkoittaa käytännössä sitä, että Hanselin koko osaaminen on asiakkaan käytössä.

Hankintatoimi palveluna -tuote kehitettiin osana Hankintojen digitalisoinnin toteutusohjelmaa, Handia.