Yhteishankintauutuus palvelee asiakkaita uudenlaisella tavalla

Kesällä 2018 päivänvalon näki Hanselin ensimmäinen dynaaminen hankintajärjestelmä eli DPS. Puitejärjestelyä muistuttava yhteishankintamenettely palvelee asiakkaita ja toimittajia entistä ketterämmin.

Dynaaminen hankintajärjestelmä on täysin sähköinen hankintamenettely. Suurin ero puitejärjestelyjen ja dynaamisten hankintajärjestelmien eli DPS:ien välillä on se, että dynaamisissa hankintajärjestelmissä uusia toimittajia voi tulla mukaan koko sopimuksen keston ajan.

”Palveluntarjoajille on iso etu, että yhteishankinta on avoin uusille toimittajille jatkuvasti, eikä vain neljän vuoden välein järjestettävässä kilpailutuksessa. Mukaan voi siis hakea koska vain sopimuskauden aikana sekä jättäytyä pois tarvittaessa”, kategoriajohtaja Susanna Närvänen kertoo.

Järjestelmän joustavuus tuo uudenlaisia hyötyjä myös asiakkaille.

”Esimerkiksi asiantuntija- tai konsultointipalveluja tarjoavat DPS:t voivat kehittyä koko niiden keston ajan tuoreella ja ajantasaisella osaamisella, koska mukaan voi tulla uusia toimijoita. Dynaamisen hankintajärjestelmän toimittajavalinta tehdään sen sisäisellä kilpailutuksella, ja asiakkaan kannalta ei ole väliä, tehdäänkö minikisa puitejärjestelyn vai DPS:n sisällä. Molemmissa tukevat sekä Hanselin valmiit asiakirjamallit sekä hankintojen tuki -yksikkö, joka neuvoo kilpailutuksen läpiviennissä ja kommentoi tarjouspyyntöasiakirjoja. DPS saattaa tuoda asiakkaalle puitejärjestelyä enemmän tarjouksia, mikä kannattaa huomioida jo tarjouspyynnössä. ”

DPS:ään hyväksyttävien ehdokkaiden määrää ei rajoiteta, eikä näiltä peritä maksuja dynaamiseen hankintajärjestelmään osallistumisesta. Dynaaminen hankintajärjestelmä on puitejärjestelyä ketterämpi myös hinnoittelultaan.

”Hinnoittelu kehittyy markkinoilla jatkuvasti. Kun esimerkiksi IT-konsultointi kilpailutettiin puitejärjestelynä edellisen kerran, oli laskusuhdanne, ja sopimushinnat jäivät alhaisiksi. Tämä johti noususuhdanteessa palveluiden heikkoon tarjontaan. IT-konsultointia tarjoava DPS tuli asiakkaiden saataville viime syksynä, ja se toimii markkinaehtoisemmin kuin saman alan palveluita tarjonnut puitejärjestely”, Susanna Närvänen toteaa.

Lisää dynaamisia hankintajärjestelmiä tulossa vuonna 2019

Hanselin yhteishankintavalikoima täydentyi vuonna 2018 neljällä DPS:llä; kotimaan pitkäaikaismajoituspalveluilla, iOS/MacOS-tietokoneilla, IT-konsultoinnilla sekä työterveyshuollon palveluilla.

”DPS voi vähentää hankintoihin liittyvää hallinnollista taakkaa. Esimerkiksi työterveyshuollon puitejärjestelyssä asiakkaan piti tehdä monta kevennettyä kisaa, jos toimittajia tarvittiin eri puolella Suomea sijainneisiin toimipisteisiin. Työterveyshuollon DPS:ssä asiakkaat voivat itse määrittää haluamansa aluejaon, eli yksi kisa per asiakas riittää. Myös IT-konsultoinnin DPS vähentää asiakkaiden omien kisojen määrää aiempaan puitejärjestelyyn nähden, sillä puitejärjestelyssä minikisat piti tehdä osaamisalueittain. Tämä säästää prosessikustannuksia sekä asiakkaalla että toimittajalla.”

DPS ei kuitenkaan ole ihmerohto kaikkiin julkisten hankintojen haasteisiin.

”Tietyissä tilanteissa DPS palvelee asiakkaita ja toimittajia paremmin kuin puitejärjestely. Asiakkaiden tarpeet ja markkinoiden tilanne ratkaisevat sen, kummalla tavalla yhteishankinta kannattaa toteuttaa. Alkuvaiheen kokemuksemme dynaamisista hankintajärjestelmistä ovat positiivisia, ja teemme DPS:n silloin, kun se palvelee asiakkaita puitejärjestelyä paremmin”, Susanna Närvänen sanoo.