Hukka pois prosesseista

Hansel käynnisti strategisena hankkeena uusien palvelujen – hankintatoimen kehittämisen ja dynaamisen hankintajärjestelmän – prosessikehityksen tammikuussa 2018. Lean-ajattelun ja palvelumuotoilun avulla pyrittiin parantamaan asiakastyytyväisyyttä ja laatua sekä pienentämään toiminnan kustannuksia ja lyhentämään läpimenoaikoja.

Tukena projektissa oli Laatukeskus. Tavoitteena oli erityisesti prosessin virtaustehokkuuden lisääminen, hukan vähentäminen sekä asiakkaan saaman arvon lisääminen.

Projektin eri vaiheissa oli mukana lähes kaksikymmentä asiantuntijaa eri puolilta organisaatiota: kategoriahallinnasta, hankintatoimen kehittämisestä, laki- ja kilpailutusyksiköstä, hankintojen tuesta, asiakkuustoiminnoista sekä digitaalisista palveluista. Projektissa oli mukana myös asiakasorganisaatioiden edustajia tuomassa mukaan arvokasta asiakasnäkemystä.

Lean-ajattelun ja työkalujen avulla määriteltiin toimenpiteitä, joiden kautta hyötyjä saatiin myös puitejärjestelyjen kilpailutus- ja sopimushallinnan prosessiin. Projektissa testattiin erilaisia Lean-työkaluja, muun muassa kalanruotokaaviota ongelman määrittämiseen ja ongelman parannusehdotuksiin.

Projektin tuloksena saatiin vähennettyä päällekkäistä työtä, kehitettiin asiakasmateriaaleja ja sopimusdokumentteja, tehostettiin XRM-järjestelmän käyttöä, testattiin rakenteista sopimusta ja otettiin käyttöön sopimusten sähköinen allekirjoittaminen. Työkulkujen ja läpimenon tarkasteluun otettiin käyttöön kanban-taulu ja ideoiden Hautomo intranetiin.