Sähköinen allekirjoittaminen tehostaa toimintaa

Hansel siirtyi sähköisen allekirjoituksen käyttöön yhteishankintasopimuksissa sekä kilpailutuspalveluiden ja hankintatoimen kehittämisen sopimuksissa vuoden 2018 aikana. Kaiken kaikkiaan sähköisesti allekirjoitettiin noin 400 sopimusta (noin 1 500 allekirjoitusta). Hallinnollinen taakka keveni huomattavasti kaikilla osapuolilla, sekä asiakkailla, sopimustoimittajilla että Hanselissa.

Paperisten sopimusten tulostaminen, manuaalinen allekirjoittaminen sekä postittaminen edestakaisin ovat jääneet lähes kokonaan pois. Tämän myötä sopimusten käyttöönotto nopeutui huomattavasti. Aikaisemmin useita päivä tai joissain tapauksissa jopa viikkoja kestänyt sopimusten allekirjoittaminen on muuttunut reaaliaikaiseksi, ja sähköisesti allekirjoitettu asiakirja on molemmilla osapuolilla käytettävissä ja arkistoitavissa saman tien.

Myös rahallinen kustannussäästö on melkoinen. On arvioitu, että jokaista sähköisesti allekirjoitettua asiakirjaa kohti kertyy jopa 240 euron säästö perinteiseen manuaaliseen allekirjoittamiseen verrattuna. Meille tämä tarkoitti viime vuonna noin 96 000 euron kustannussäästöä.