Suunnittelu parantaa hankintojen hallintaa

Hankintojen suunnittelun rooli on kasvanut merkittävästi. Suunnitteluun suhtaudutaan aiempaa strategisemmin, ja laadukkaan suunnittelun ymmärretään tukevan organisaatiota myös muiden tavoitteiden saavuttamisessa. Hanselin tavoite on parantaa valtion hankintayksiköiden suunnitelmallisuutta paitsi kehittämällä hankintaosaamista, myös tarjoamalla sähköisiä työkaluja suunnittelun tueksi.

”Hankintasuunnittelu on yksi keskeisimmistä organisaation hankintatoimen onnistumiseen vaikuttavista osatekijöistä. Toimivan hankintasuunnitteluprosessin avulla organisaatio pystyy suunnittelemaan ja priorisoimaan tulevia hankintatarpeitaan, ja hankinta-ammattilaiset pystyvät ennakoimaan tulevia töitään”, summaa kehityspäällikkö Mika Hänninen.

Hänninen työskentelee Hanselin hankintojen kehittämisyksikössä, josta asiakkaat saavat osaamista ja tukea hankintatoimensa nykytilan selvittämisessä sekä kehittämistoimenpiteiden suunnittelussa ja toteutuksessa.

Kilpailutuskalenteri ja hankintojen tiekartta osoittavat tietä

Valtionhallinnon virastot lataavat vuosittain seuraavien vuosien hankintasuunnitelmatiedot Hanselin ylläpitämään sähköiseen kilpailutuskalenteriin. Kaikille avoimen, vuonna 2017 avautuneen kilpailutuskalenterin avulla samoista tai samantyyppisistä hankinnoista kiinnostuneet virastot voivat tehdä yhteistyötä ja potentiaaliset toimittajat saavat tietoa tulevista kilpailutuksista.

Tulevien vuosien aikana hankintasuunnittelu liitetään tiiviisti uudistuvaan Hilma-palveluun, jolloin yksittäiset kilpailutuskalenterin hankintatarpeet voivat toimia ennakkoilmoituksina tulevista kilpailutuksista. Käytännön toteutusta pohdittiin eri yhteistyötahojen kanssa Hanselin järjestämissä Hilma-työpajoissa vuoden 2018 aikana.

Yhtenä merkittävänä hankintasuunnitteluun liittyvänä kehittämisprojektina Hansel on ollut mukana KEINO-hankkeessa ideoimassa konseptia, jossa koko julkisen sektorin hankinnoille luodaan yhteinen tiekartta.

”Hankintojen tiekartta on organisaation strategisen johtamisen väline, joka visualisoi tulevien vuosien eri hankintakokonaisuudet, tavoitteet ja määrärahat. Sen avulla organisaatio pystyy käymään vuoropuhelua eri sisäisten sidosryhmien kanssa siitä, miten ja miksi on tärkeää panostaa hankintoihin tulevina vuosina”, Mika Hänninen kertoo.

Hankintojen tiekartan avulla pystytään tunnistamaan myös innovatiivisuuden ja kestävän kehityksen kannalta relevantit hankinnat.

Dataa tarjolla monessa muodossa

Hanselin analyysityökalujen valikoima täydentyi huhtikuussa 2018 Hankintapulssilla, joka syventää organisaatioiden mahdollisuutta tutkia hankinnoista kertynyttä dataa. Siinä missä aiemmin asiakkaiden hyödynnettäväksi tulleet Valtion hankintadatapalvelu ja Tutkihankintoja.fi näyttävät konsernitasoisia tietoja, pääsee Hankintapulssilla kirjanpitoyksikkötasolle saakka.

Hankintapulssi kokoaa kirjanpitoyksiköiden ostolaskuaineiston sekä tiedot yhteishankinnoista helposti käsiteltäväksi kokonaisuudeksi. Visualisoitu palvelu kertoo mitä on hankittu, miltä toimittajalta ja milloin hankinnat on tehty. Hankintapulssi palvelee valtion budjettitalouteen kuuluvia organisaatioita, joiden hankintadata on Valtion hankintadatapalvelussa.

Analyysityökalut ovat jatkuvan kehityksen kohteena. Tavoitteena on, että Hankintapulssi täydentyy tulevaisuudessa hankintasuunnittelun ja sähköisen kilpailuttamisen tietosisällöillä. Vuonna 2018 myös Valtion hankintadatapalvelu uudistettiin vastaamaan entistä paremmin käyttäjien tarpeisiin. Uudistuksen jälkeen Valtion hankintadatapalvelu ja Hankintapulssi vastaavat toisiaan sekä ulkoasultaan että käyttölogiikaltaan.