Sähköinen kilpailuttaminen on nyt arkipäivää

Kaikki EU-kynnysarvon ylittävät kilpailutukset on tullut hoitaa sähköisesti lokakuusta 2018 alkaen ja yhteishankintakilpailutukset lokakuusta 2017 alkaen. Hanselin yhteishankintakilpailutukset sähköistettiin määräaikaan mennessä, ja myös Hanselin asiakkaiden kilpailutukset voidaan sähköistää Hanki-palvelun avulla.

Valtiolla valmistauduttiin hyvissä ajoin hankintojen sähköistämistä edellyttäneen direktiivin voimaantuloon. Suurin osa sähköisen kilpailutuksen mahdollistavan Hanki-palvelun käyttöönotoista tehtiin jo vuosien 2016 ja 2017 aikana. Vuoden 2018 aikana Hanki-palvelun otti käyttöönsä 16 uutta valtion organisaatiota nostaen käyttäjien kokonaismäärän jo 96 organisaatioon. Vuoden aikana Hansel panosti paljon sekä käyttöönottojen organisointiin että käyttöönottojen tukeen.

Sähköinen toimintamalli on otettu hyvin käyttöön, sillä vuoden 2018 aikana tehtiin lähes 2500 sähköistä kilpailutusta. Vuonna 2017 sähköisten kilpailutusten määrä oli 1 431. Sähköisiä kilpailutuksia tehtiin pääosin paitsi direktiivin edellyttämissä, EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa (yli 600 kpl), mutta myös kansallisissa kilpailutuksissa (yli 700 kpl) ja pienhankinnoissa (yli 300 kpl).

Mikäli joku Hanselin asiakkaista tekee kilpailutuksia vain harvoin, esim. kerran vuodessa tai harvemmin, ei Hanki-palvelua ole välttämättä kannattavaa ottaa organisaation omaan käyttöön. Tällaisten asiakkaiden on mahdollista kilpailuttaa sähköisesti Hanselin kilpailutuspalveluiden kautta.

Vahva kehitystyö jatkuu

Hanki-palvelu helpottaa hankintayksikön työtaakkaa vähentämällä rutiinityötä ja tekemällä kilpailutusprosessin hallitummaksi.

”Muun muassa tarjousten avaaminen, arviointi ja hankintapäätösten tekeminen nopeutuvat sen avulla merkittävästi. Tarjoajien on myös helpompi valmistella tarjouksensa valmiiseen tarjouspyyntöpohjaan. Koska tarjouspyynnöt ja tarjoukset ovat palvelussa rakenteisessa muodossa, kerran syötettyä tietoa voi tarvittaessa käyttää uudelleen”, sähköisen hankinnan palvelupäällikkö Petteri Pohto kertoo.

Sähköinen kilpailuttaminen säästää aikaa myös viranomaistietojen automaattisella tarkastuksella. Automatisoinnin myötä julkisista kilpailutuksista on tullut sujuvampia sekä hankkijoiden että tarjoajien kannalta, sillä yritysten ei tarvitse toimittaa viranomaisrekistereissä jo valmiina olevia tietoja erikseen. Sähköisen tarkastuksen piiriin kuuluvat muun muassa verojen ja sosiaaliturvamaksujen suorittaminen. Valtiovarainministeriön laskelman mukaan viranomaistarkastuksella on säästetty noin viisi miljoonaa.

Hansel on satsannut merkittävästi myös sähköisen kilpailuttamisjärjestelmän jatkokehitykseen. Hanki-palveluun lisättiin vuoden 2018 aikana puitejärjestelyitä ja minikilpailutuksia tukevia ominaisuuksia, jotka on otettu hyvin käyttöön. Hanselin ja muiden valtion organisaatioiden puitejärjestelyiden perusteella tehtiin vuonna 2018 jo yli 200 minikilpailutusta.

Myös dynaamisten hankintajärjestelmien perustamiseen, ylläpitoon ja käyttämiseen kehitetyt toiminnallisuudet ovat olleet heti alusta alkaen aktiivisessa käytössä Hanki-palvelussa. Uutuudestaan huolimatta dynaamisia hankintajärjestelmiä on valtiolla perustettu jo yli 20 kpl ja niiden pohjalta tehtyjä sisäisiä kilpailutuksia on tehty noin 70 kpl vuoden 2018 aikana.